A Saint-Quentin-en-Yvelines, il est un lieu connu de tous pour son rayonnement, le Vélodrome national. Ce Clairefontaine du vélo accueille aussi bien de grands événements sportifs que des manifestations privées, et depuis peu, un public de curieux pour vélocité, son exposition permanente. Comment s'organise-t-on pour accueillir des publics aussi variés auxquels se mêlent des habitués, amateurs de vélo, des utilisateurs ponctuels (entreprises et partenaires) ? Comment offrir à chacun une qualité d'accueil conforme à ses attentes ?

Site officiel des JO de Paris 2024, le Vélodrome de Saint-Quentin-en-Yvelines c'est une infrastructure de 10 000 m². Ici la flamme, les anneaux et les champions arriveront dans une enceinte habituée à accueillir de grandes manifestations sportives : Championnats du Monde de Cyclisme sur piste, Championnats de France de BMX et de Judo, Gala de Boxe... Des rendez-vous qui drainent jusqu'à 6000 personnes en même temps sur le site. Des flux importants à canaliser et à réguler. Un savoir-faire désormais installé. La tâche incombe au Directeur Sécurité chargé de manager des partenaires spécialisés. L'exercice consiste à délimiter le périmètre concerné par la manifestation, puis à circonscrire les zones d'attente, adapter la signalétique si besoin afin de fluidifier la circulation, définir les accès, positionner les sas de contrôles selon le cahier de charges de l'autorité préfectorale. Autant dire qu'il n'y a pas de place à l'amateurisme ni à l'improvisation. Au niveau de la Billetterie, des choix sont proposés sur l’emplacement de son siège avec indication sur le ticket (exemple : tribune 222, rang E siège 02). Chaque visiteur peut ainsi se repérer. « C'est un travail d'équipe » assure Agnès LANI Responsable des événements et en charge de l'accueil grand public.

Etre responsable des événements, c'est prendre la main sur un projet dès la concrétisation commerciale. « Ce qui donne le tempo assure-t-elle, c'est la date de l'événement. A partir de là s'établit un rétro planning, des échanges avec le client pour se rapprocher de tous les facteurs clés de succès. Il ne faut pas omettre la bonne coordination interne ainsi qu’une collaboration transversale sans faille.  Pour les événements privés ou corporate la démarche est la même ; avec toujours pour objectif la satisfaction du client et de ses participants. Car pour l'accueil c'est aussi bien de comprendre et de répondre aux demandes de l'organisateur que de veiller à la satisfaction de ses convives. Il faut être force de proposition. Aiguiller l'organisateur pour tirer le meilleur parti de tout le potentiel du vélodrome. Le site met à disposition trois espaces de réception qui accueillent plus de 70 événements chaque année.

Dans ce territoire très dynamique les manifestations corporate sont organisées par les entreprises du secteur de l'automobile, de la banque, des services et les grandes associations nationales qui veulent vivre la #LiveVelodromeExperience ! Le hashtag lancé par le centre pour promouvoir son offre d'accueil et d'organisation. Des espaces personnalisables pour des séminaires, cocktails, lancement de produits...

 

Le vélodrome national en chiffres

Salon olympique : 220m2 ex : séminaires d’entreprise, ateliers de travail, cocktails d’entreprise,
salon VIP lors des grands événements 
Salon premium : 168m2 ex: ateliers de travail
Aire centrale : 2650m2 ex : convention d’entreprise, team building, lancements de produits

 

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